WiverSoft facturatie: FAQ over de werking van het programma

FAQ 1: Kan ik facturen, offertes, enz. als PDF-bijlage opsturen via mail?

FAQ 2: De nummering van mijn documenten is ingesteld met jaartal. Kan ik begin januari nog een factuurnummer aanmaken op vorig jaar?

FAQ 3: Mijn boekjaar begint niet op 1 januari. Kan ik de nummering met jaartal op een andere datum laten starten?

FAQ 4: Als ik een creditnota maak van een factuur, blijft deze laatste toch open staan.

FAQ 5: Als ik iets wil factureren voor € 10,00 incl. BTW, staat op het eindtotaal € 9,99 Euro. Waar komt dit verschil vandaan?

FAQ 6: Als ik een nieuwe factuur aanmaak en print, staat het "te betalen" bedrag op 0. Hoe komt dit?

FAQ 7: Hoe werk ik met barcodes?

FAQ 8: Wat is het programma "Tools.exe"?

FAQ 1: Kan ik facturen, offertes, enz. als PDF-bijlage opsturen via mail?.

Tot het versienummer 5.0.6 kon dit enkel in de Full-versie van het programma.
Vanaf versienummer 5.0.7 kan het ook in de Basic- en Pro-versie. De mail wordt hierbij samengesteld a.d.h.v. vooraf ingestelde parameters. De factuur, offerte, ... wordt automatisch toegevoegd als PDF-bijlage. Sinds versie 5.1.6 kan aan deze PDF een ander PDF-bestand met verkoopsvoorwaarden toegevoegd worden.

In oudere versies (vanaf 4.1.3) kan via het programma een PDF aangemaakt worden. De PDF wordt bewaard op de harddisk, in een map die ingesteld kan worden. Daarna kan een mail gestuurd worden naar de betreffende klant en de PDF manueel als bijlage toegevoegd worden.

In nog oudere versies kan een PDF-printerdriver gebruikt worden. Alles wat geprint kan worden kan hiermee omgezet worden in een PDF.

FAQ 2: De nummering van mijn documenten is ingesteld met jaartal. Kan ik begin januari nog een factuurnummer aanmaken op vorig jaar?

Indien gekozen is voor nummering met jaartal, wordt het nummer vanaf 1 januari automatisch aangepast aan het nieuwe jaar.
Als er toch nog een factuur gemaakt dient te worden op vorig jaar, kan dit via "Overige - Speciale bewerkingen - Document tussenvoegen".
Daarna de betreffende factuur opvragen, wijzigen en de gewenste detaillijnen er aan toevoegen.

FAQ 3: Mijn boekjaar begint niet op 1 januari. Kan ik de nummering met jaartal op een andere datum laten starten?

Indien uw boekjaar niet samenvalt met het kalenderjaar en u de nummering toch vooraf wil laten gaan door een jaartal, kan dit door een manuele ingreep bij de overgang naar het nieuwe boekjaar:

• Kies in "Overige - Speciale bewerkingen - Nummering documenten" voor "Doorlopend, zonder automatisch jaartal".
• Geef het laatst gebruikte nummer in, voorafgegaan door het jaartal. bv: 20160000.
• Het programma zal vanaf dat nummer steeds verder nummeren, ook bij de overgang naar een nieuw kalenderjaar.
• Op de datum dat het nieuw boekjaar begint, past u de nummering manueel aan. Als het ingegeven startnummer vorig jaar 20160000 was, geeft u nu 20170000 in.
  Het programma zal vanaf dat startnummer dan weer verder nummeren tot u het − wellicht een jaar later − opnieuw aanpast aan het nieuwe boekjaar.

FAQ 4: Als ik een creditnota maak van een factuur, blijft deze laatste toch open staan.

Op een factuur die u wenst te crediteren kunnen reeds betalingen ingegeven zijn, die u dan eventueel gedeeltelijk) gaat terugbetalen. De facuur kan volledig, deels, of niet betaald zijn. Het maken van een creditnota wijzigt de betalingen die op de factuur ingegeven zijn niet. Het "afboeken" van de betalingen kunt u als volgt doen:

• Voeg via 'Overige - Soort betaling' een betalingswijze toe. Geef als code bv. CN' en als omschrijving 'Creditnota'.
• Geef op de factuur voor het gecrediteerde bedrag een betaling in, met de code 'CN'.
• Geef voor de creditnota eveneens een (negatieve) betaling in met de code 'CN'.
• Op die manier zijn zowel de factuur als de creditnota niet meer openstaand.

FAQ 5: Als ik iets wil factureren voor € 10,00 incl. BTW, staat op het eindtotaal € 9,99 Euro. Waar komt dit verschil vandaan?

Dit komt door de manier waarop BTW berekend wordt:

• Het totaal excl. BTW van alle factuurlijnen wordt opgeteld per BTW-tarief (Dus een totaal voor 0%, 6% en 21%).
• Deze totaalbedragen worden afgerond op 2 decimalen.
• Op elk totaalbedrag worden de verschuldigde BTW-bedragen berekend.
• De BTW-bedragen worden afgerond op 2 decimalen.
• Het totaal bedrag incl. BTW is de som van de bedragen excl. BTW + de BTW-bedragen.

Dit is wettelijk de correcte manier voor de BTW-berekening. Deze heeft echter tot gevolg dat het in sommige gevallen niet mogelijk is om bepaalde ronde bedragen incl. BTW te bekomen.
Ter illustratie een voorbeeld:

We willen een factuur met een totaal van 10,00 Euro incl. BTW:

• 8,26 excl. BTW
• 21% BTW op 8,26 (afgerond op 2 decimalen) -> 1,73
• Totaal incl. BTW -> 8,26 + 1,73 = 9,99

• 8,27 excl. BTW
• 21% BTW op 8,27 (afgerond op 2 decimalen) -> 1,74
• Totaal incl. BTW -> 8,27 + 1,74 = 10,01

==> 8,26 excl. BTW geeft 9,99 incl. BTW ;
==> 8,27 excl. BTW geeft 10,01 incl. BTW.

We kunnen dus nooit op een rond bedrag van 10,00 uitkomen.

In de algemene instellingen kan de manier waarop de BTW berekend wordt, aangepast worden. De berekening kan gebaseerd worden op het bedrag incl. BTW i.p.v. op het bedrag excl. BTW:

• Het totaal incl. BTW van alle factuurlijnen wordt opgeteld per BTW-tarief (Dus een totaal voor 0%, 6% en 21% ).
• Deze totaalbedragen worden afgerond op 2 decimalen.
• Uit elk totaalbedrag incl. BTW wordt het totaalbedrag excl. BTW berekend.
• De bedragen excl. BTW worden afgerond op 2 decimalen.
• De BTW-bedragen zijn het verschil tussen de bedragen incl. en excl. BTW
• Alle bedragen worden opgeteld om de eindtotalen te bekomen.

Deze berekeningswijze heeft tot gevolg dat we wél op een rond bedrag incl. BTW kunnen uitkomen. Het afrondingsverschil zit nu in de BTW. Als voorbeeld dezelfde factuur van hierboven:

• 10,00 incl. BTW
• 10,00 / 1.21 = 8,2645, afgerond op 2 decimalen -> 8,26
• BTW: 10,00 - 8,26 = 1.74

==> Er wordt nu dus 1 cent BTW te veel aangerekend (want op 8,26 excl. BTW is eigenlijk maar 1,73 BTW verschuldigd). Met andere getallen zal soms 1 cent BTW te weinig aangerekend worden.

FAQ 6: Als ik een nieuwe factuur aanmaak en print, staat het "te betalen" bedrag op 0. Hoe komt dit?

Het programma heeft de mogelijkheid om betalingen in te geven bij de bewaring van de factuur. Dit is een optie, die instelbaar is in de instellingen (en die standaard "aan" staat).
Indien deze optie aangevinkt is, verschijnt bij het bewaren van een nieuwe factuur een window waarin 3 verschillende betalingen ingegeven kunnen worden. Het programma vult default het "te betalen" bedrag in. Indien in dit window - zonder iets te wijzigen - op "OK" geklikt wordt, wordt dus een betaling van het volledige bedrag ingegeven, waardoor het te betalen bedrag uiteraard 0 wordt.

FAQ 7: Hoe werk ik met barcodes?

Om met barcodes te kunnen werken is de Pro- of Full-versie vereist.
De artikelcode van het artikel dient de gegevens van de barcode te bevatten. Het kan dan volgens 1 van deze 2 methodes:

• Het kan een zelf toegekende artikelcode zijn, met barcode-etiketten die geprint worden via het programma (is dan het barcode type 3 of 9).
  Gebruik ik dit geval geen spaties of speciale karakters in de artikelcode.
• Of een barcode van de fabrikant (meestal EAN). De artikelcode moet dan het getal zijn dat op het barcode-etiket van de fabrikant staat.

De barcode-lezer scant de artikelcode in, alsof deze ingegeven wordt via het keyboard. Het eenvoudigst is een een "keyboard-wedge" scanner. Deze wordt aangesloten tussen het keyboard en de PC. De barcode-lezer moet de gebruikte soort barcode kunnen lezen (praktisch alle barcode-scanners kunnen EAN- en 3of9-barcodes lezen).

FAQ 8: Wat is het programma "Tools.exe"?

Tools.exe is een programma waarmee via xbase commando's de databestanden bekijken en aangepast kunnen worden. Enkel te gebruiken door ervaren computergebruikers. Klik hier voor een woordje uitleg. Op het gebruik van Tools.exe wordt geen ondersteuning gegeven.