WiverSoft facturatie: FAQ over Peppol

FAQ 1: Hoe werkt het verzenden/ontvangen van facturen in WiverSoft?

FAQ 2: Kan WiverSoft gekoppeld worden aan boekhoudprogramma X of platform Y?

FAQ 3: Welke documenten tellen mee in het aantal documenten/jaar?

FAQ 4: Welke periode wordt beschouwd als "een jaar"?

FAQ 5: Hoeveel kost een update naar de Peppol versie?

FAQ 6: Aan welke vereisten moet de computer voldoen?

FAQ 1: Hoe werkt het verzenden/ontvangen van facturen in WiverSoft?

Kort samengevat gaat het zo:

Verzenden via Peppol:

• In de klantenfiche zijn gegevens toegevoegd voor de registratie van de klant op Peppol, alsook een vinkje "E-factuur via Peppol".
• Indien een factuur/creditnota gemaakt wordt voor een klant waar dat aangevinkt is, verschijnt bij het bewaren/printen een ander printmenu, waar gekozen kan worden voor "verzenden via Peppol"”.
• Indien die optie gekozen wordt, wordt een e-factuur aangemaakt en verzonden via het Peppol netwerk.
  Die e-factuur is een XML-bestand dat ook lokaal op uw PC opgeslagen wordt.
• Van een verzonden factuur/creditnota dient nadien de status opgevraagd te worden (om de garantie te hebben dat die afgeleverd werd). Dat kan op verschillende manieren: manueel, bij het opstarten van het programma, of automatisch (periodiek).

Ontvangen via Peppol:

• Opvragen of er inkomende facturen/creditnota's zijn, kan op verschillende manieren: manueel, bij het opstarten van het programma, of automatisch (periodiek).
• Indien er inkomende facturen/creditnota's zijn, kunnen deze met een druk op de knop gedownload worden.
• Een gedownloade e-factuur is - net zoals een verkoopfactuur - een XML-bestand dat ook lokaal op uw PC opgeslagen wordt.
• De basisgegevens van de ingekomen facturen/creditnota's (leverancier, totaal excl. en incl. btw, …) worden ook opgenomen in de aankoopfacturen in het programma.

FAQ 2: Kan WiverSoft gekoppeld worden aan boekhoudprogramma X of platform Y?

Er zijn veel verschillende boekhoudprogramma's en pre-accounting platformen op de markt. Die hebben elk hun eigen specificaties om er rechtstreeks mee te koppelen via een API. Het is niet haalbaar om voor elk van die programma's een rechtstreekse koppeling te ontwikkelen. Er zijn uiteraard wel andere manieren om dat te verwezenlijken:

De WiverSoft programma's maken e-facturen aan in het standaard Peppol Bis 3 XML formaat. Aankoopfacturen komen ook binnen in dat formaat. Het is in feite enkel een kwestie van die XML-bestanden periodiek te bezorgen aan de boekhouding (bv. 1 keer per maand). Hoe dat kan gebeuren, hangt af van de software waar uw boekhouder mee werkt.
Enkele voorbeelden:

• De bestanden uploaden op het portaal waar de boekhouder mee werkt. Dat kan op de meeste platformen.
• Een synchronisatie met een online opslag zoals Dropbox, Google Drive, OneDrive, …. Verschillende platformen ondersteunen die mogelijkheid.
  Deze optie is (eens het geconfigureerd is) een gebruiksvriendelijke methode, gezien het dan verloopt zonder verdere tussenkomst van de gebruiker.
  Voor de configuratie dient in WiverSoft (in de lokale instellingen) de locatie voor de XML-bestanden ingesteld te worden op de gesynchroniseerde mappen. In het boekhoudprogramma/portaal de nodige gegevens ingegeven voor de connectie met die mappen.
• Via e-mail. Veel platformen ondersteunen die mogelijkheid. Het WiverSoft programma heeft echter niet de mogelijkheid om bij het verzenden via Peppol ook automatisch een mail te sturen naar de boekhouding. Idem bij een via Peppol inkomende aankoopfactuur. Dat is niet voorzien omdat bij een lokaal op de PC geïnstalleerd facturatieprogramma de correcte werking daarvan te sterk afhankelijk is van met welk mailprogramma de gebruiker werkt op zijn PC.
  Het bezorgen via mail dient dus manueel te gebeuren. Afhankelijk van het aantal XML-bestanden en de grootte ervan, kan het volstaan om dat één keer per maand te doen.

Een meer automatische koppeling kan voor veel boekhoudprogramma's gerealiseerd worden met een automatische koppeling met de boekhouding via een Peppol Box van Scrada. Die optie heeft wel een bijkomende kostprijs (aan Scrada).

FAQ 3: Welke documenten tellen mee in het aantal documenten/jaar?

In het aantal documenten per jaar tellen alle facturen/creditnota's die over het Peppol netwerk gaan.
Voor de uitgaande verkoopfacturen dus deze die B2B (aan andere ondernemers) via Peppol gaan, niet de facturen die via mail of brief naar particulieren gaan.
Indien in uw licentie ook het ontvangen van aankoopfacturen voorzien is, tellen de inkomende facturen ook mee.

FAQ 4: Welke periode wordt beschouwd als "een jaar"?

Een jaar loopt samen met de periode van het update- en service-abonnement. Is dus niet het kalenderjaar van 01/01 tot 31/12 (tenzij dat toevallig ook de periode van uw update- en service-abonnement is).

Voor klanten die geen update- en service-abonnement meer hebben en nu updaten naar de Peppol versie, loopt de periode van nu tot een jaar verder (afgerond naar de eerstvolgende 1e of 15e van de maand).

FAQ 5: Hoeveel kost een update naar de Peppol versie?

Voor klanten met een update- en service-abonnement is er geen bijkomende kost voor het installeren van de Peppol versie op zich.
Voor het in orde brengen van alle formaliteiten wordt wel een eenmalige activatiekost van 39,00 Euro excl. btw aangerekend.
De kostprijs voor het verzenden/ontvangen via Peppol, is afhankelijk van de gekozen formule.

Klanten die geen update- en service-abonnement (meer) hebben, dienen eerst een update naar de laatste versie aan te kopen. De prijs daarvan wordt individueel bekeken voor elke klant.

FAQ 6: Aan welke vereisten moet de computer voldoen?

De PC of laptop moet voldoen aan deze vereisten:

• Besturingssysteem: Windows 10, Windows 11, Windows server 2019 of hoger.
• Een internetverbinding.
• Beeldschermresolutie 1920 x 1080 pixels (Full HD) of meer.